Wat minder regels in ons werk kan geen kwaad
ZINN wil overbodige regels afschaffen en daarvoor loopt nu het project Ontregel de Zorg. In het kort: medewerkers kijken kritisch naar ‘regeltjes en gewoontes’ die niet strikt nodig zijn voor het leveren van goede zorg. Minder regels bespaart tijd en vergroot het werkplezier. We gingen langs bij Lianne Tap, Kwaliteitsverpleegkundige in ZINN locatie Zuiderflat.
Lianne, heb je een paar voorbeelden van regels die zijn geschrapt?
Lianne: “Ja, ik kan je er wel een paar noemen, hoor. De hygiënemap hoeft niet meer te worden ingevuld en afgetekend en dat geldt ook voor de HACCP-map. Verder zijn er formulieren digitaal gemaakt, zodat die niet meer geprint hoeven worden.”
Klinkt leuk, maar wat zijn de voordelen?
Lianne: “Neem als voorbeeld die hygiënemap. Daarin moesten medewerkers noteren dat ze bijvoorbeeld de rolstoelen op de afdeling hadden schoongemaakt. Ik had weer als taak om die map te controleren: heeft iedereen wel gedaan wat die moest doen? En als iemand het niet had ingevuld ging ik uitzoeken wat er aan de hand was. Mailen. Dan bleek soms dat iemand vergeten was de rolstoelen schoon te maken óf alleen vergeten om het af te tekenen in de hygiënemap. Al met al een heel gedoe. We hebben dit nu afgeschaft. Ik vertrouw er nu op dat iedereen het werk doet en verder kijk ik geregeld zelf of de rolstoelen schoon zijn. Zo niet, dan ga ik er pas achteraan. Dat werkt voor iedereen prettiger.”
Dat is een mooi voorbeeld. En hoe zit het met die HACCP-map? Wat is dat trouwens?
Lianne: “Dat gaat om hygiëne en voedingsproducten. In die map werd bijvoorbeeld genoteerd of de koelkasten waren schoongemaakt en of de producten in orde waren. Dat leverde weer een administratie op en ik moest de mappen weer controleren. De map is er nu niet meer. Ik vertrouw erop dat de medewerkers hun taken van de dag gewoon uitvoeren. En geregeld controleer ik of alle werkzaamheden zijn uitgevoerd.”
En dan zei je nog iets over formulieren?
Lianne: “Ja, we moeten vaak formulierenlaten ondertekenen door familie, zoals de aanvragen voor herindicatie. Die zijn nu digitaal gemaakt en we hoeven ze niet meer te scannen en printen. Dat scheelt tijd en papier. Mensen kunnen hun handtekening digitaal zetten op onze tablet.” Ik merk dat je enthousiast bent over Ontregel de Zorg.
Waarom?
Lianne: “Omdat we uitgaan van het vertrouwen in elkaar. Ik heb trouwens nog een voorbeeld: de rapportages. Voorheen rapporteerden we alle vaste taken, telkens opnieuw. Als iemand iedere dinsdag wordt geholpen met douchen, dan schreven we dat iedere week weer op. Tegenwoordig rapporteren we alleen nog als er wordt afgeweken van die vaste taken. Dat is veel minder bewerkelijk en logischer, maar voor familie is het nog wel wennen.”